■スタッフとのコミュニケーションツール
スタッフと良好なコミュニケーションを取るには、対面がベストです。しかし、クリニックを経営すると診療以外の仕事に忙殺され、その中でスタッフ一人ひとりとの対話の時間を設けるのは、なかなか大変です。クリニックが順調に発展して規模が大きくなればなるほど、自分の想いや考えをスタッフ個々に伝えるのは難しくなります。
私も最初は定期的にランチ会などを開いて積極的にスタッフと対話しようと頑張りました。ですが、法人の規模が大きくなって、スタッフの顔の一人ひとりが見えにくくなった時、自分のマネジメント力の限界を痛感しました。そして、メーリングリストを作成してみたり、定期的にリーダー会議を開いて、リーダーを経由してその下のスタッフに私の想いや行動を伝えようと努力したこともありました。そして、現在ではSNSを通じて効率的で自分の想いを伝えやすい環境を整えることができるようになりました。
■社内SNS導入のきっかけ
私が職場でSNSを用いようと思ったきっかけは、私が入会している「次世代マーケティング実践会」の主催者の神田昌典さんが出されている対談CDでした。毎月送られてくる対談CDを自動車のプレーヤーに入れて運転中は常に聞いていました。そのCDでは毎月ゲストが登場し神田さんと対談します。そのゲストは『ユダヤ人大富豪の教え』の著者・本田健さんであったり、たかの友梨ビューティ―クリニックの社長・たかの友梨さんであったり、『ストーリーとしての競争戦略』の著者・楠建さんであったり、実に錚々たるメンバーです。
その中で、ある月にチャットワーク社社長・山本敏行さんがゲストとして対談されていたことがありました。その際山本さんは、究極のペーパーレスを目指すためにクラウドに情報を集約しているという話をされていました。昨今のビジネスでは、検索をするために多くの時間を費やしていると話されていましたが、なるほど、私たちのクリニックでも資料を探したり、カルテを探したり、物品の在庫数を数えたり、実に探し物に多くの時間を費やしていることに気づかされました。
山本さんも、PCの検索窓に探し物を入力するとそのありかが瞬時に回答され、検索の時間を著しく減らすことを目指していると話されていました。そして、山本さんの考えに強く心を動かされたので、後にチャットワーク社にスタッフと一緒に見学に行きました。
事務机に引き出しがなかったり、給与明細も紙で出さずデータで飛ばす…というように、ペーパーレスを徹底している会社でした。パソコンはスタッフ一人につき一台ずつ、伝達事項・共有事項は常にチャット機能を使って提供。さらにプロジェクトごとのチャットルームを設け、そこでプロジェクト自体を進行させていました。それを見たとき、従来のグループメールよりスマートな形態だと感じたので、梅華会でもさっそく院内SNSを採りいれました。
クリニックというと、他の業種と比べてパートのスタッフを雇う場合が多く、午前の診療と午後の診療でスタッフが交代するということもあるかと思います。梅華会でもすべてのスタッフが常勤ではなく全員で集まることは難しいため、瞬時に全員に情報共有できるSNSはとても重宝します。
■多機能なSNSを活用する
皆さんご存知とは思いますが、SNS（social network service）は、院内のクラウドとして使用できるコミュニケーションツールで、それを用いてSkypeのように会議をすることも可能です。ファイルを添付したり、グループチャットが設定できるのはもとより、タスク機能なども付いています。
導入はしたもののクリニック内の有効な仕組みとして機能しないのでは意味がありませんから、SNSは複数を比較して選択するのが良いと思います。選択のポイントをお伝えします。
まず、実際に使うスタッフが納得し、院内SNSのメリットを実感していることが第一です。スタッフも一緒に、SNSを提供している会社に見学に行くとか、実際にSNSを活用しているクリニックを見学に行くとか、スタッフ自体にその有効性を感じてもらうことが大切です。
梅華会では過去にチャットワーク社のSNSを使っていたのですが、現在はGoogleを活用し、マニュアルの電子化を行っています。梅華会では開業以来、多くのスタッフが業務に関わってきました。その中で少しずつ業務がマニュアル化され、さらに継ぎ足し継ぎ足しブラッシュアップされて、今では莫大な量になっています。もちろん、マニュアルを紙媒体で作成しておいてもよいですが、実際の仕事中に確認したい場面に遭遇した時、膨大な量の中から探し出すのは、これもまた大仕事になります。そんな時に威力を発揮するのが電子媒体です。
例えば、新卒のスタッフが「禁煙外来」で行う一酸化炭素のモニタリング方法が分からない時に、Googleの検索窓に「禁煙外来」と記入してクリックすれば、マニュアルが出てきます。何百ページもある紙媒体のマニュアルから探し出すのに比べ、はるかに短時間で見つけることができるのは、皆さんにも想像していただけるっと思います。さらにGoogleでは、動画を貼りつけることも可能なので、マニュアルを動画で作成できます。
例えば医療器具の洗浄・滅菌といった作業は、文章で示すより実際に行っている作業を動画で示す方が理解しやすいという性格があります。
そのほか、Googleには、スプレッドシートというMicrosoftのExcelに相当する表計算のシートがあります。管理権限のあるユーザーならばお互いが見ながらリアルタイムで内容の修正を行うことができます。会議の議題・レセプト等の数値の管理・タスクリストなどを各人が記入し、情報をリアルタイムで共有できるのですから、業務のスピードがグンと早まることは言わずもがなです。
⇒次回は「15.広告媒体とマーケティング」
※2017年に執筆開始をしたコラムに加筆修正をしたものです。
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